怎样与上司做最佳的沟通【瑞安群英人才网】
日期:2017-10-14 浏览

案例1:一家外企业部门经理准备了一晚上想把项目的工作思路、时间进度安排、可能的风险及防范机制和领导沟通,足足写了十几页的汇报材料,当递给老板的时候,老板扫了一眼就放在桌子上说你简单介绍一下吧,我就不看了,部门经理心里立马拔凉拔凉的,因为没有准备,汇报也没能抓住重点,几乎没有引起老板的兴趣。

案例2:一家外企业部门经理接到命令立刻行动,执行力那叫一个强,工作任务分工、预算敲定,客户开始联系,第二天老板改主意,客户一个劲的追问进展,但这边确不敢推动,也不能推动了,很尴尬。

案例3:一家外企业部门经理平时工作很努力,每日加班加点,认为领导都看在眼里,平时都有沟通,汇报只是走形式,没有按照公司格式和要求来汇报,没有数据、分析、问题和建议,没想到在月度例会上老板发飙了。

以上三个案例都是工作中比较普遍的现象,都涉及到今天这个话题“如何和领导有效沟通”。一提到和领导沟通,很多人立刻就想到恭维、拍马屁等厚黑学的做法,这个本人不太擅长也就也无从说起了。我只能从职业素养方面谈谈,既然谈有效沟通,那么我们先来思考要和领导沟通什么,如何有效沟通。

那么具体什么事情值得和领导沟通呢?我总结为三类,第一类,领导的决策有问题的时候,要站出来和领导沟通。第二,领导作出工作布置,你对任务的目标、要求理解的不太准确,或者领导没有说得特别清楚的时候要沟通。第三,定期工作的总结汇报。

先说第一类沟通,一般来说,领导比下面人在“眼光、胸怀、实力”方面还是强一些的,所以领导一般对下面人提出的不同意见一般不会排斥,如果你谈的很专业,有理有据,不管结果是否采纳,领导会对你另眼相看,认为你是一个有勇气,敢担当,负责人的人。特别是当采纳你的意见后来证明是正确的,取得了成果或者规避掉损失的时候领导会在内心里感激你的,会在某些方面给你补偿。说服领导有一点很重要,就是专业性,如果在某方面你不比你的领导专业,你就失去了利用价值,就不会得到尊重。而且这种专业性要非常突出,不是一般的差距。就像一只小鸡和母鸡站到一起,小鸡会感觉自己和母鸡一样大,只有小鸡站到火鸡旁边才会说,他确实比我大。只有达到这种专业性上的鸿沟,别人才会尊重你的意见。

说服领导另外一点要注意,不是你一次的行为就能改变领导,有时候需要时间和时机。不要把自己标榜为救世主,固执的坚持己见,千万记住做领导的分身而不是领导的替身,你所做的就是把事情的本来面貌更清晰的呈现给领导,让领导做出决策。最后,即使领导听取了你的意见,也不是你说服了领导,而是领导说服他自己而已。

再谈谈第二类沟通,很多人没有真正理解老板下达任务的目的,只是机械的执行领导的命令,闷头做事。你不仅要知道要怎么去做,还要理解为什么要这么去做,对理解不清楚的地方要及时和领导沟通,以免出现重大偏差。不要害怕和领导沟通细节,其实领导很多时候也没有想清楚,他的很多决定也未必是最合理的。一些干部拿到领导的命令立即执行,第二天领导反悔了,整体推翻了方案,让你实在不知道该怎么做好,案例2就是一个典型的例子。了解领导的初衷,针对自己做出的方案和领导沟通具体的目标、执行方案,这个时候有可能会推翻原来的任务,有时会敲定一些新的做法,对复杂任务、重大任务再次确认非常重要,而不要糊里糊涂的执行。即使执行过程中也要和领导进行沟通,确保方向没有错。正如万科总裁郁亮所说的,即使是董事长王石做的决策也要隔夜,充分说明了人总有不理性决策的时候,而这个时候你不是在做推波助澜的人,而是要做善意的提醒者。

再说第三类沟通,有人认为自己做的工作领导能够看到,工作汇报只是形式,因而不重视工作汇报。这是典型的不尊重领导,工作汇报是一种非常有效的沟通渠道。首先要确定沟通内容,一般含:重点工作推进,发现的主要问题,需要领导协调的事情,给公司的建议四项内容。很多人只汇报自己做了哪些工作,但缺乏对工作的思考,有的人提出了一些问题,但没有解决方案。领导想要的汇报当然是有数据、有分析,有思考、有方法的的工作汇报。真正能让领导汲取到营养,改善公司管理,要么能控制风险、提升效率、改善工作质量等等。最怕的就是提出一大堆问题,而没有解决的办法,这个世界上能够发现问题的人太多,但能够真正帮助领导解决问题的人很少。

和领导有效沟通有两点很关键,一是把握好时间和时机。直接切中要害,直入主题,不要浪费领导时间,选择领导不被其他事情干扰的时机。领导的时间很宝贵,沟通的内容是不是领导关心的、重要的事情就非常关键了。如果你非常主动的和领导沟通,但谈的都是鸡零狗碎的事情,或者很长时间说不到重点上,沟通会适得其反。FACEBOOK CEO扎克伯格把他和COO桑德伯格之间的关系比作“高速宽带”,每周一有一个小时的会议,从战略到产品、协议、人事等等,周五再相互通通气。扎卡伯格讲到,他们之间谈论30秒钟交流的信息量,要比和别人开会一个小时获得的信息量还多。因此,沟通内容的精心准备非常重要,但案例1却有犯了一个错误,自己精心准备的东西和呈现给领导的东西是两回事,精心准备没有错,错在在展现形式上,领导需要看到的是快速切入正题,言简意赅的方案,而不是你的长篇大论,在领导的眼里所有事情都可以简化为选择,你只需迅速切入正题,告诉他问题是什么,你准备怎么做,有几个可选方案让领导决策,领导看到的是你精心烹制的佳肴,而不是准备了多少食材。

二是说明事情要客观全面,不能只谈好的方面不谈风险,只谈收益不谈成本支出,所谓丑话要说到前面。某IT负责人给领导介绍了一个海外分布式部署的方案,大谈部署之后网速会如何快,但没有谈到预算有多大。但项目完成之后需要部署,在购买或者租用服务器上领导大为恼火,在他的概念里是没有这些成本的。很多时候倒不是花多少钱的问题,而是一个与预期落差的问题,几乎所有的冲突都源自不同的期望。

最后还是以一句名言做一总结。弘一法师曾言“识不足则多虑,威不足则多怒,信不足则多言。信也。” 案例一实为多言而不自信,案例二则为多虑而识不足,案例三的领导多怒则是因为他感到了威不足。工作中努力提升自己的专业度,做一个有见识的人,做一个能够影响老板的人,做一个少言但一语中的的人,做一个懂得如何尊重他人的人。